Consórcios – Parceria Público – Privadas

Parceria Público Privada – PPP – Consórcios Público Privadas.

A parceria público privada acontece quando duas ou mais pessoas jurídicas se juntam para prestar um serviço para o órgão público direta ou indireta.

Através de um contrato determinado, mediante licitação (podendo ser de várias modalidades), normalmente utilizado para prestação de serviço de infraestrutura, construção ou projeto de engenharia.

Aqui iremos apresentar os aspectos contábeis, ou seja, diferente de todos artigos já expostos, iremos verficar os procedimentos das consorciadas, aspectos fiscais, contabilizações e reconhecimento das partes relacionadas.

Regulamentado pela Lei 11.079/2004 e Lei 12.402/2011.

Instrução Normativa da Secretaria da Receita Federal do Brasil 1199/2011.

A proposta desta instrução de trabalho é documentar o processo de processamento e fechamento contábil do Consórcio.

Consórcio é uma “Sociedade de Propósito Específico”, conforme definição legal usualmente utilizada para uma demanda pública.

Oferecer produtos ou serviços.

O Consórcio pode ser constituído por 2 ou mais Pessoas Jurídicas, e encontra-se na primeira fase de negociação entre os membros, durante a fase de licitação, é nomeado um líder para gerir o consórcio durante o seu ciclo de vida.

 O líder é formalmente nomeado nas documentações/contratos de Licitação com o cliente final.

 O líder do Consórcio geralmente é responsável por todas as finanças, contabilidade e todas as Demonstrações (Dependendo do acordo dos membros, essas responsabilidades podem ser compartilhadas).

 Consórcio não tem personalidade jurídica, consequentemente não paga tributos sobre receita, portanto todos os lançamentos de receita/venda são utilizados para controle e processamento de acordo com as regras contábeis brasileiras.

O responsável pelo reconhecimento da Receita são as consorciadas, desta forma, embora o consórcio emita nota fiscal, as consorciadas deverá reconhecer sua receita e impostos, inclusive o PoC por grau de elevação do projeto ou pelo serviço a faturar.

Por outro lado, existem outras obrigações relativas a impostos laborais e obrigações fiscais (retenções).

Uma simplificação de como constituir um Consórcio, a área de negócios finaliza a negociação com parceiros e licitações. Uma vez assinado o Contrato Comercial com o cliente final, um gerente de projeto é indicado pelo líder para gerenciar o projeto. Após a nomeação do gestor do projeto, é solicitada a abertura de um centro de custos. Com o centro de custos implantado, iniciamos os trâmites contratuais e a abertura de inscrições em cartórios públicos para obtenção do CNP da Pessoa Jurídica na esfera Federal, inscrições Estaduais e Municipais.

Com os devidos registros públicos, o gestor financeiro é o responsável pela abertura de uma conta bancária. Nesse ínterim, o Contador é responsável por solicitar o Certificado Digital, que permite ao Contador realizar as movimentações nos sites das Autoridades.

Após a configuração e autorização dos centros de custo, pelo PMO de acordo com o fluxo de negócios, inicia-se a mobilização. A partir disso, inicia-se a movimentação do consórcio, bem como o processo de contabilização, considerando os aportes iniciais para financiamento do projeto, quando aplicável.

Resumo:

 Contribuição Financeira

Processo de Despesas

Nota de Débito Página

Receita/Vendas

Relatório de fechamento

Principais Indicadores de Desempenho (KPI)

 CONTRIBUIÇÃO FINANCEIRA

Como primeiro passo é preciso analisar o valor do percentual de participação de cada consorciada.

No início do projeto, o PMO nos fornece a projeção dos gastos totais.

O contador calcula a porcentagem de cada parte e informa a eles. Depois disso, eles fornecem a contribuição financeira.

É sempre necessário fazer o último balanço e cálculo de todas as despesas pagas pelo consórcio, para administrar e solicitar contribuições.

Depois disso, entre em contato com o Gerente de Projeto para saber se ele terá mais despesas para o próximo mês.

Coloque na planilha despesas totais, mais projeção e cinco por cento para provisão de risco e deduza sobra bancária do mês passado.

Com todo cálculo temos que abrir requisição eletrônica (e-RI) no sistema interno que chamamos aqui de SHARE POINT.

Consideração: Para abrir uma requisição no ponto de ação, é necessário um guia para requisição de ponto de ação, todos os envolvidos precisam ter visualização.

Todas requisições precisam ser aprovada pelo responsável, no consórcio é o Gerente do Projeto que recebe autorização do Diretor para fiscalizar toda a movimentação financeira.

Depois disso, o assistente financeiro faz todos os lançamentos no banco com todas as informações para pagamento, que precisam ser aprovados por um ou mais diretores.

O gerente de projeto precisa certificar-se de que todas as partes do consórcio realizaram contribuições no Banco.

A contabilidade deve fazer todo o processo de contabilidade, por exemplo registrar todas as entradas no sistema de contabilidade

 PROCESSO DE DESPESAS

Este processo começa no sistema de gestão de documentos que chamamos de Share Point.

Para adquirir um serviço ou produto a partir da cotação e cadastro do fornecedor.

Caso não seja necessária cotação, apenas caso de prestadores habitual mensal ou serviço específico (exemplo), a equipe de cadastro tem toda autorização para fazê-lo.

Após o cadastro e cotação é necessário inserir um pedido de compra.

A seguir é necessário anexar nota fiscal e preencher formulário de requisição (consultar manual específico).

Por exemplo, se a despesa for da atividade, a aprovação será feita pelo gerente do projeto, mas, se a despesa for tributária, a avaliação será feita pelo gerente contábil.

Quando a área financeira recebe a aprovação do responsável, inicia-se o processo de pagamento.

 Todos os pagamentos precisam de duas aprovações.

Após todo o processo iniciado, os principais lançamentos contábeis.

NOTA DE DÉBITO

Essa situação ocorre quando a Consorciada paga as despesas do consórcio, pois para isso, o Consórcio precisa reconhecer o custo e reembolsar a Consorciada.

Para fazer isso, a Consorciada precisa abrir na requisição no sistema de gestão.

O primeiro passo é obter todos os custos pagos pela Consorciada para esta necessidade de ver através da conta contábil no grupo de ativo de despesas pagas por conta e ordem do consórcio.

Ao mesmo tempo precisa retirar os documentos e relatórios que comprovem despesas pagas por conta e ordem do consórcio no sistema de que chamamos de Share Point e adicionar filtro por consórcio.

Com as duas planilhas, realiza uma função PROCV procurando o Número RI.

Este número serve para tirar nota fiscal e todos os rateios, se necessário. Atenção 1: para rateio de Recursos Humanos no caso de funcionários. Neste caso, não há no SharePoint porque é uma informação confidencial (exemplo salário).

Atenção 2: Sempre considere o valor no livro razão, mas, pergunte se não estiver de acordo ou tiver dúvidas.

Quando você tiver todos os documentos, verificando relatório e Razão direito, comece a trabalhar para fazer um demonstrativo de Nota de Débito.

Basta preencher um formulário, não esqueça de salvar em formato pdf e enviar para todos os responsáveis. (Este controle fica na base de dados do Consórcio).

Receitas e PoC

Em relação ao consórcio, na maioria das vezes o faturamento ocorre por meio das consorciadas. Nesta situação a consorciada já têm sua receita e impostos contabilizados.

Todavia tal receita precisa ser reconhecida no Consórcio a fim de demonstração do resultado.

(Obs: Embora a consorciada têm as receitas e impostos os créditos de compras precisam ser contabilizados e alocados no Bloco F100 do Sped contribuições).

A partir dessas informações, o processo de cobrança que está acontecendo na Consorciada, pois este primeiro passo é através do sistema de gestão no módulo faturamento.

 Para gerar as informações de faturamento é necessário acessar o sistema de gestão para extração das informações.

(Obs: O consórcio através dos percentuais de cada Consorciada consegue saber o valor faturado para reconhecimento da projeção do PoC e também do faturamento da parte relacionada).

No caso do SAP na transação ZFBR16 e selecionar a faixa de conta 6000000 até 7000000 (grupo receita e impostos).

Existem vários tipos de lançamentos contábeis, por isso é necessário consultar um mapa contábil consorciado, veja no arquivo abaixo.

Os lançamentos na conta 6000000 referem-se a faturas do mês corrente. No entanto, na conta 603000 trata-se do processo PoC, apenas para esclarecimento que o crédito trata-se do serviço oferecido, mas não conseguiu o faturamento devido ao nível de serviço não concluído.

 Por outro lado, o Débito é revertido porque, já possui serviço concluído para ser faturado.

Além disso, o responsável por isso é o departamento de faturamento em conjunto com o Gerente de Projeto.

 A receita é informada nas demonstrações financeiras do consórcio apenas para fins informativos. Sem isso, não é possível obter o demonstrativo de lucros e perdas (P&L) do consórcio.

FECHAMENTO MENSAL E ENCERRAMENTO ANUAL

Este tópico é um resumo de todos os comentários acima, procedendo ao balanço de fechamento e demonstrativos próprios.

Siga o cronograma, ou seja, quando você tem todas as despesas, nota de débito, controle de faturamento, aporte financeiro, vendas o próximo passo é colocar tudo no sistema contábil.

 O primeiro procedimento é a análise do plano de contas fazendo um layout para entrada dos lançamentos contábeis.

O segundo é preparar uma planilha (excel para formato TXT). A primeira coluna é a data, a segunda coluna é o débito da conta, a terceira coluna é o crédito da conta, a quarta coluna comum é o número é o número histórico e o complemento. Depois disso, salve o formato TXT e importe os lançamentos no sitema contábil do consórcio.

Com quase tudo já lançado no sistema, preciso iniciar as conferências.

Entendo que o melhor é começar pela conciliação dos bancos, receitas e todas as contas.

Existem lançamentos a serem feitos que não constam no diário, como, despesas financeiras (pode colocar), depreciação.

Quando todas as contas são conciliadas inicia-se o fechamento do resultado por grupo, somente as contas sintéticas, porém as contas analíticas devem ser encerradas no último dia do ano. Temos um outro artigo sobre as contabilizações e cálculo dos percentuais pagos entre partes relacionadas.

Depois de todas as reconciliações, precisamos fazer o fechamento do livro.

Este livro contábil serve para reunião entre os sócios do consórcio.

Como resultado final, precisamos preparar o balanço patrimonial completo, declaração da contribuição do membro, declaração de lucros e perdas e rateio de despesas, demonstração de notas de débito e extratos bancários. (Caderno contábil).

PRINCIPAIS INDICADORES DE DESEMPENHO

Os principais indicadores de desempenho (KPI) são os indicadores quantificáveis críticos de progresso em direção a um resultado pretendido.

Fornecer um foco para a melhoria estratégica e operacional. Aqui está  nosso alvo;

• A contabilização das despesas é semanal até 3ª ter sido feita todas elas.
• A venda/faturamento é mensal até a 2ª dia útil subsequente.
• Nota de débito começa dia 3 até dia 7 tudo feito.
• Fechamento de balanço até dia 15 do mês subsequente e a apresentação à empresa até dia 20 para lançamentos contábeis.
• Caderno contábil do consórcio feito até dia 22 do mês subsequente.